Trois assistantes dans le quotidien de votre cabinet comptable.

Un courriel arrive, une pièce manque, un client attend un rappel. Amélie, Ava et Zoé se répartissent ces tâches autour de vos dossiers et de la méthode de votre équipe.

Rappels et rendez-vous

Amélie

Amélie

Elle reprend contact avec les clients et prospects que vous lui confiez pour organiser la prochaine étape.

  • Appelle les contacts de votre liste approuvée.
  • Vérifie le service recherché et la période concernée.
  • Réserve un rendez-vous ou programme un rappel.
  • Consigne le résultat de l’échange dans votre CRM.

Exemple concret

Un ancien client n’a pas encore confirmé son rendez-vous annuel. Amélie le rappelle et propose un créneau selon vos consignes.

Ce que vous récupérez

Un rendez-vous confirmé ou une action de suivi, avec le résumé de l’appel.

Accueil et nouvelles demandes

Ava

Ava

Elle répond pendant que votre équipe travaille sur les dossiers et recueille le contexte avant la première rencontre.

  • Répond aux appels, courriels et messages connectés.
  • Recueille les coordonnées, le service et l’échéance déclarée.
  • Envoie le questionnaire d’accueil approuvé.
  • Réserve la rencontre et transmet les demandes prioritaires.

Exemple concret

Une travailleuse autonome écrit pour sa tenue de livres. Ava recueille ses besoins, réserve la rencontre et envoie le questionnaire initial.

Ce que vous récupérez

Une demande structurée et un rendez-vous préparé, sans fouiller plusieurs fils de courriels.

Pièces et préparation comptable

Zoé

Zoé

Elle rassemble les documents et prépare les informations pour la révision, selon la liste définie par votre cabinet.

  • Collecte et classe relevés, factures et pièces justificatives.
  • Lit les PDF et scans pour extraire les champs utiles.
  • Repère les pièces manquantes et déclenche les relances.
  • Préremplit vos tableaux et modèles compatibles.

Exemple concret

Un client transmet son T4, son Relevé 1 et des reçus. Zoé les classe, signale les pièces attendues qui manquent et prépare les données à vérifier.

Ce que vous récupérez

Des pièces organisées, un état de collecte et un tableau de données prêt pour la révision du cabinet.

Exemple de parcours à configurer avec vous

Imaginez la préparation d’un dossier de fin d’année.

« Je veux préparer ma fin d’année. J’ai mes relevés en PDF, mais mes factures sont encore éparpillées. »

  1. 1Ava

    La demande devient un dossier

    Ava recueille le service, l’exercice concerné et les coordonnées, puis organise le premier échange.

  2. 2Votre équipe

    Vous fixez la liste attendue

    Votre équipe confirme le mandat et les pièces nécessaires avant de lancer la collecte.

  3. 3Zoé

    Les pièces et les données se rassemblent

    Zoé classe les documents, extrait les champs prévus et relance les éléments manquants.

  4. 4Votre équipe

    Vous ouvrez un dossier préparé

    Vous contrôlez les pièces et les données, effectuez le travail comptable et validez les livrables.

À l’arrivée, votre équipe retrouve

  • Pièces reçues et encore attendues
  • Données extraites et sources associées
  • Historique des relances
  • Prochaine action pour le collaborateur

Une place précise dans vos outils comptables.

On part d’un type de dossier et d’une liste de pièces. Les connexions possibles sont confirmées avec vous avant de définir le parcours.

Courriels et agenda
Ava reçoit les demandes et prépare les rendez-vous dans les outils connectés.
Espace documentaire
Zoé range les pièces par client, période et catégorie selon votre classement.
Logiciel comptable et tableaux
Les champs sont préparés dans un modèle ou un export compatible, à vérifier avant importation.
Responsable du dossier
Votre équipe reçoit le statut, les pièces manquantes et les éléments à contrôler.

Vous validez les règles de collecte et les messages. Un pilote sur un dossier type permet de vérifier les extractions, les accès et les relais avant d’élargir l’usage. L’analyse comptable et la validation des déclarations restent au cabinet.

Voir ce parcours avec mon équipe

Votre cabinet ne manque pas seulement de temps. Il en perd dans le chaos documentaire.

Un client envoie un T4 par courriel, un Relevé 1 par photo, des reçus en vrac, un formulaire incomplet et une question dans un autre fil de discussion. Votre équipe doit relancer, trier, renommer, classer, vérifier, copier-coller et ressaisir les mêmes informations.

Avant même que le travail comptable commence, votre équipe a déjà perdu du temps à reconstruire le dossier.

Documents manquants

Le dossier reste bloqué en attendant une pièce qui n'arrive jamais.

Questionnaires incomplets

Il faut relancer le client pour les réponses laissées en blanc.

PDF mal nommés ou mal classés

On perd du temps à retrouver la bonne pièce dans le bon dossier.

Saisie répétitive

Les mêmes montants sont retapés à la main, avec le risque d'erreur.

Courriels dispersés

Une question ici, un document là : l'information est éparpillée.

Relances oubliées

Un client oublié, et le dossier prend du retard en pleine saison.

Signatures ou paiements en attente

Le dossier est prêt, mais bloqué par une étape administrative.

Dossiers ouverts trop tôt

On commence un dossier incomplet, puis on doit y revenir plusieurs fois.

Avant Tonexera : des pièces dispersées.
Après Tonexera : un dossier exploitable.

Avant

« Julie a envoyé quelques documents pour ses impôts. Il manque peut-être des pièces. Il faut fouiller les courriels. »

Après
  • Julie Gagnon — déclaration personnelle 2025
  • T4 et Relevé 1 reçus
  • Revenus locatifs déclarés
  • Relevé hypothécaire et dépenses locatives manquants
  • Relance envoyée
  • Dossier incomplet à 72 %
  • Prochaine action claire

Un système IA qui prépare le dossier avant que votre équipe l'ouvre.

Tonexera construit un flux de travail adapté à votre cabinet. Le système peut identifier le type de demande, envoyer une liste de documents personnalisée, collecter les pièces, classer les PDF, extraire les informations importantes, signaler les documents manquants, préremplir certains champs ou formulaires, mettre le dossier client à jour et prévenir votre équipe lorsque le dossier est prêt à être révisé.

Votre équipe garde le contrôle : les données extraites, les formulaires préparés et les prochaines étapes sont toujours vérifiés par une personne du cabinet.
Réserver mon audit IA gratuit

Réservez et recevez un appel direct de notre assistante IA.

De la demande client au dossier prêt à réviser.

1

Première demande

Le client appelle, écrit, remplit un formulaire ou envoie des documents.

2

Type de dossier identifié

Particulier, travailleur autonome, société, tenue de livres, paie, TPS/TVQ, impôts, avis de l'ARC ou Revenu Québec.

3

Liste de documents envoyée

Le système envoie une liste personnalisée des pièces requises.

4

Pièces collectées et classées

Les documents reçus sont renommés, classés et associés au bon dossier.

5

Documents manquants signalés

Les pièces qui manquent sont identifiées et les relances partent automatiquement.

6

Données extraites

L'IA extrait les informations importantes des PDF et documents reçus.

7

Formulaires préremplis

Formulaires, tableaux ou champs internes sont préremplis selon vos règles.

8

Dossier mis à jour

Le CRM ou dossier client est mis à jour avec les informations collectées.

9

Dossier prêt à réviser

Votre équipe reçoit un dossier organisé : pièces reçues, pièces manquantes, prochaine action.

Ce qu'on peut automatiser dans votre cabinet comptable.

Collecte de documents clients

Le client envoie ses pièces, le système les reçoit et les range au bon endroit.

Listes personnalisées par dossier

Chaque type de dossier reçoit la bonne liste de documents requis.

Relances pour pièces manquantes

Les documents manquants sont signalés et le client est relancé selon vos règles.

Classement des PDF

Pièces justificatives renommées et classées dans le bon dossier client.

Extraction de données

Les données extraites sont préparées pour accélérer la révision. La validation finale reste toujours humaine.

Préremplissage de formulaires

Formulaires et tableaux internes préremplis à partir des informations collectées.

Mise à jour du dossier client

Le CRM ou la fiche client est tenu à jour, sans ressaisie d'un outil à l'autre.

Suivi des signatures et paiements

Les étapes administratives en attente sont suivies et relancées.

Résumés de dossier

Un résumé clair pour que l'équipe sache où en est chaque dossier.

Chatbot web pour nouvelles demandes

Un assistant sur votre site qui qualifie les clients et ouvre le dossier.

Courriels de prochaines étapes

Le client reçoit automatiquement la suite à donner, à votre nom.

Notification « prêt à réviser »

Votre équipe est prévenue dès qu'un dossier est complet et prêt.

Ce n'est pas un simple chatbot. C'est un flux de travail complet pour vos dossiers clients.

Un simple chatbot répond à quelques questions. Tonexera connecte les étapes : demande client, checklist, documents, relances, extraction, classement, CRM, formulaires, validation et prochaine action.

Client
Documents
Extraction
CRM
Formulaires
Relances
Équipe comptable

L'IA prépare. Votre équipe garde le jugement professionnel.

  • L'IA ne donne pas de conseils fiscaux ou comptables.
  • L'IA ne remplace pas le CPA.
  • L'IA ne soumet aucune déclaration sans validation.
  • L'IA ne prend aucune décision financière ou fiscale.
  • L'IA ne garantit pas qu'un dossier est exact sans révision humaine.
  • L'IA structure l'information et automatise les tâches répétitives.
  • Votre équipe vérifie les données, les formulaires, les calculs et les documents avant utilisation.

Ce que votre équipe reçoit.

Après chaque dossier préparé, votre équipe peut recevoir un fichier complet.

Dossier — prêt à réviserOrganisé
  • Résumé clair de la demande
  • Type de client
  • Service demandé
  • Année ou période concernée
  • Documents reçus
  • Documents manquants
  • Données extraites à vérifier
  • Formulaires ou tableaux préremplis
  • Statut du dossier
  • Relances envoyées
  • Paiements ou signatures en attente
  • Prochaines actions proposées
  • Lien vers le dossier client

Pour quels types de dossiers ?

Le flux de travail s'adapte aux services et aux processus de votre cabinet.

Déclarations personnellesTravailleurs autonomesSociétésTenue de livresTPS/TVQPaieAvis ARC / Revenu QuébecDossiers de fin d'annéeCollecte de pièces justificativesCabinets en saison forteÉquipe administrative débordée

Comment Tonexera met le système en place.

01

Audit de votre processus actuel

On regarde comment vos demandes et documents arrivent aujourd'hui.

02

Identification des frictions

On cible les tâches répétitives et les points où le temps se perd.

03

Construction du système sur mesure

On bâtit le flux adapté à vos services et à vos types de dossiers.

04

Connexion aux outils compatibles

On relie vos courriels, votre agenda et vos outils, lorsque possible.

05

Tests avec vos scénarios réels

Vrais documents, vrais dossiers : on valide sur votre réalité.

06

Mise en place progressive

On déploie étape par étape, sans bousculer votre équipe.

07

Ajustements selon vos retours

On affine le système jusqu'à ce qu'il colle à votre cabinet.

Questions fréquentes des cabinets comptables

Non. L'IA prépare, classe, extrait et automatise les tâches répétitives. Le CPA ou l'équipe comptable garde la révision, l'analyse et le jugement professionnel.

Voyez ce que Tonexera peut automatiser dans votre cabinet comptable.

Réservez votre audit IA gratuit. On regarde ensemble comment vos demandes clients arrivent aujourd'hui, où les documents se perdent, quelles tâches sont répétitives et à quoi pourrait ressembler un système adapté à votre cabinet.

  • Audit de 30 minutes
  • Sans engagement
  • Démonstration avec votre processus
  • Notre assistant IA vous appelle après la réservation
Audit IA gratuit + appel immédiat

Réservez votre audit — notre assistant IA vous appelle aussitôt.

Choisissez un créneau. Dans les secondes qui suivent, notre assistant IA vous appelle pour préparer votre audit gratuit — une démonstration en direct de ce que Tonexera installe dans votre cabinet.

  • Choisissez votre créneau en 30 secondes
  • Notre assistant IA vous appelle juste après
  • Audit de 30 min, sans engagement
Dernière étape : choisissez votre créneau

Notre assistant IA vous appelle aussitôt.