Trois assistantes autour du travail de votre cabinet juridique.

De la première demande aux pièces du dossier, vos assistantes organisent l’accueil et les suivis. Vos avocats disposent du contexte pour décider de la suite et conseiller le client.

Reprise de contact

Amélie

Amélie

Elle rappelle les personnes que le cabinet a autorisé à contacter et prépare une suite claire à leur demande.

  • Travaille la liste et le scénario validés par le cabinet.
  • Vérifie si la personne souhaite toujours une rencontre.
  • Programme les rappels et propose un créneau autorisé.
  • Transmet un résumé au responsable de l’accueil.

Exemple concret

Une personne avait demandé une consultation, puis n’a plus répondu. Amélie reprend contact et propose la prochaine étape prévue par votre équipe.

Ce que vous récupérez

Un rendez-vous, un rappel ou une demande de transfert, avec l’historique de la conversation.

Accueil et admission

Ava

Ava

Elle répond aux demandes et rassemble les premiers renseignements nécessaires à l’examen par votre équipe.

  • Répond aux appels, courriels et messages connectés.
  • Recueille le motif, les parties et les dates mentionnées.
  • Envoie le questionnaire d’admission approuvé.
  • Transmet les urgences déclarées et les cas prévus à l’équipe.

Exemple concret

Une personne appelle après avoir reçu une mise en demeure. Ava recueille le document et la date mentionnée, puis transmet la demande selon votre protocole.

Ce que vous récupérez

Une fiche d’admission exploitable pour vos vérifications et votre décision d’accepter le mandat.

Pièces et documents de travail

Zoé

Zoé

Elle prépare la matière administrative du dossier, pour que l’équipe puisse se concentrer sur l’analyse juridique.

  • Collecte contrats, courriels et pièces selon votre liste.
  • Extrait noms, dates et références des PDF et scans.
  • Signale les champs manquants et organise les relances.
  • Préremplit vos modèles compatibles pour révision.

Exemple concret

Dans un dossier de bail commercial, Zoé rassemble le bail et ses annexes, extrait les informations demandées et signale l’avenant attendu qui manque.

Ce que vous récupérez

Des pièces classées, des champs préparés et les points à examiner par le professionnel.

Exemple de parcours à configurer avec vous

Imaginez l’arrivée d’une nouvelle demande au cabinet.

« J’ai reçu un document important et je voudrais parler à un avocat. Je peux vous envoyer le contrat et les courriels. »

  1. 1Ava

    Le premier contact est structuré

    Ava recueille les parties, le motif, les coordonnées et les dates déclarées, selon votre questionnaire.

  2. 2Votre équipe

    Vous autorisez la prochaine étape

    Le cabinet vérifie notamment les conflits, l’urgence et l’acceptation du mandat avant de poursuivre.

  3. 3Zoé

    Les pièces sont préparées

    Zoé lance la collecte approuvée, classe les documents et prépare les champs de vos modèles.

  4. 4Votre équipe

    Vous analysez et conseillez

    Le professionnel vérifie les informations, interprète les documents et valide toute action juridique.

À l’arrivée, votre équipe retrouve

  • Fiche d’admission et coordonnées
  • Pièces reçues et manquantes
  • Informations extraites à vérifier
  • Historique des échanges et relais demandé

Un parcours aligné sur les règles de votre cabinet.

Vos procédures d’admission, vos accès documentaires et vos points de validation déterminent ce que les assistantes peuvent faire.

Téléphone et messagerie
Ava suit vos réponses autorisées et transfère les situations prévues à une personne du cabinet.
Agenda et admission
Les rendez-vous et questionnaires suivent vos règles, avec validation préalable lorsque nécessaire.
Gestion des dossiers
Les pièces, résumés et modèles rejoignent l’espace compatible défini avec votre équipe.
Avocat responsable
Les éléments à examiner sont signalés, avec les sources et le contexte recueilli.

Nous testons un parcours type avant son ouverture aux clients. Le cabinet garde la vérification des conflits, l’évaluation des délais, le conseil, la signature et les dépôts. Les assistantes préparent les informations et appliquent vos consignes.

Voir ce parcours avec mon équipe

Un bon client peut se perdre avant même la première consultation.

Un client potentiel appelle pour une séparation, un litige, une mise en demeure, un problème d'immigration ou une urgence commerciale. Votre équipe est occupée. L'appel est pris rapidement, ou tombe sur la boîte vocale. Quelques informations sont notées, mais il manque les dates importantes, les parties impliquées, les documents, l'urgence réelle et la prochaine étape.

Résultat : votre équipe doit rappeler, compléter, vérifier, classer, relancer et ressaisir les mêmes informations.

Appels manqués ou mal qualifiés

Un client pressé rappelle rarement : il appelle le prochain cabinet sur sa liste.

Intake incomplet

Il manque les dates, les parties ou les documents, et il faut rappeler pour compléter.

Demandes hors champ de pratique

Votre équipe passe du temps sur des dossiers que vous ne prendrez jamais.

Documents dispersés

Courriels, pièces jointes, photos : tout est éparpillé au lieu d'être dans un seul dossier.

Double saisie

Les mêmes informations sont retapées d'un outil à l'autre, avec le risque d'erreur.

Suivis oubliés

Une signature en attente ou une échéance manquée, et le dossier prend du retard.

Avant Tonexera : un message flou.
Après Tonexera : un dossier exploitable.

Avant

« Un client a appelé pour un problème avec son ex. Il faut le rappeler. »

Après
  • Marc Tremblay — droit familial
  • Garde des enfants
  • Audience prévue le 12 juillet
  • Partie adverse identifiée
  • Documents reçus
  • Ordonnance manquante
  • Consultation recommandée

Un système IA qui prépare le dossier avant qu'il arrive sur votre bureau.

Tonexera construit un flux de travail adapté à votre cabinet. Le système peut répondre à l'appel, poser les questions d'intake, identifier le type de demande, vérifier vos règles de base, envoyer le bon formulaire, collecter les documents, créer la fiche client et préremplir les PDF — puis transmettre un dossier propre à votre équipe.

Votre cabinet garde le contrôle : l'avocat vérifie, accepte ou refuse le mandat, valide les documents et prend toute décision juridique.
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De la première demande au dossier prêt à vérifier.

1

Première demande

Le client appelle, écrit ou remplit un formulaire.

2

Questions d'intake

L'IA pose les bonnes questions, dans l'ordre, sans rien oublier.

3

Qualification

La demande est triée selon vos champs de pratique.

4

Bon formulaire envoyé

Le client reçoit le formulaire adapté à sa situation.

5

Documents collectés

Les pièces sont reçues, classées et les manquantes sont signalées.

6

Fiche mise à jour

Le dossier est créé ou mis à jour dans votre CRM ou outil de gestion.

7

Documents préremplis

Lettres, PDF et documents d'ouverture sont préparés à partir du dossier.

8

Consultation proposée

Un rendez-vous est proposé directement dans votre agenda.

9

Dossier prêt à vérifier

Votre équipe reçoit un dossier clair, avec la prochaine action.

Ce qu'on peut automatiser dans votre cabinet.

Réponse aux appels et demandes entrantes

Téléphone, formulaire ou message : chaque demande est prise en charge, jour et nuit.

Préparation des documents

Lettres et formulaires préremplis à partir des informations du dossier. Vous validez avant tout envoi.

Création et mise à jour du dossier

Chaque nouvelle demande crée une fiche complète dans votre CRM, sans ressaisie.

Signalement de conflits potentiels

Le système peut signaler des conflits potentiels selon les données disponibles. La validation finale reste toujours humaine.

Rappels et suivis

Signatures, pièces à recevoir et échéances : personne n'est oublié.

Planification des consultations

Le rendez-vous est proposé et fixé à votre agenda dès que la demande est qualifiée.

Ce n'est pas un simple chatbot. C'est un flux de travail complet.

Un simple chatbot répond à quelques questions. Tonexera connecte les étapes : appel, intake, qualification, formulaire, documents, CRM, rendez-vous, suivis et validation humaine.

Voix
Formulaire
Documents
CRM
Agenda
Courriel
Équipe

L'IA prépare. L'avocat garde le jugement.

  • L'IA ne donne pas d'avis juridique.
  • L'IA n'accepte pas de mandat.
  • L'IA ne remplace pas l'avocat.
  • L'IA ne signe pas de documents.
  • L'IA ne prend aucune décision sensible sans validation humaine.
  • L'IA structure l'information et automatise les tâches répétitives.

Ce que votre équipe reçoit.

Après chaque demande qualifiée, votre équipe peut recevoir un dossier complet.

Dossier — prêt à vérifierComplet
  • Résumé clair de la situation
  • Coordonnées du client
  • Domaine de droit concerné
  • Dates importantes
  • Parties impliquées
  • Documents reçus
  • Documents manquants
  • Niveau d'urgence
  • Prochaines actions proposées
  • Conflits potentiels à vérifier
  • Lien vers la fiche du dossier
  • Rendez-vous proposé ou confirmé

Pour quels types de cabinets ?

Le flux de travail s'adapte aux champs de pratique de votre cabinet.

Droit familialImmigrationLitiges civilsDroit du logementDroit commercialDroit du travailCabinets multidisciplinairesPetits cabinets débordésCabinets en croissance

Comment Tonexera met le système en place.

01

Audit de votre processus actuel

On regarde comment vos demandes arrivent aujourd'hui et où l'information se perd.

02

Identification des tâches répétitives

On cible ce qui peut être automatisé sans toucher à votre jugement.

03

Construction du système sur mesure

On bâtit le flux adapté à votre cabinet et à vos champs de pratique.

04

Tests avec vos scénarios réels

Vrais types d'appels, vrais documents : on valide sur votre réalité.

05

Mise en place progressive

On déploie étape par étape, sans bousculer votre équipe.

06

Ajustements selon vos retours

On affine le système avec votre équipe jusqu'à ce qu'il colle parfaitement.

Questions fréquentes des cabinets juridiques

Non. Le système recueille et organise l'information. L'avis juridique reste exclusivement chez vos avocats.

Voyez ce que Tonexera peut automatiser dans votre cabinet.

Réservez votre audit IA gratuit. On regarde ensemble comment vos nouvelles demandes arrivent aujourd'hui, où l'information se perd, quelles tâches peuvent être automatisées et à quoi pourrait ressembler un système adapté à votre cabinet.

  • Audit de 30 minutes
  • Sans engagement
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  • Notre assistant IA vous appelle après la réservation
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